खटकड़कलां में मंगलवार को बैठक की अध्यक्षता करते हुए मुख्य सचिव अनिरुद्ध तिवारी ने आदेश दिए कि आयोजन के लिए उचित व्यवस्था की जानी है, इसमें लाखों लोगों के भाग लेने की उम्मीद है। यातायात के सुचारू संचालन के अलावा समारोह में आने वाले लोगों को किसी प्रकार की परेशानी न हो, इस पर विशेष जोर दिया जाएगा। उन्होंने कहा कि प्रत्येक अधिकारी को अत्यधिक पेशेवर और प्रतिबद्ध तरीके से अपना कर्तव्य निभाना चाहिए। उन्होंने कहा कि आयोजन के सुचारू संचालन के लिए राज्य सरकार के वरिष्ठ अधिकारियों को जोनवार कार्य सौंपा है। यह एक मेगा इवेंट है जिसमें कई राज्यों के मुख्यमंत्री सहित प्रमुख गणमान्य व्यक्तियों के भाग लेने की उम्मीद है। अफसरों अनिरुद्ध तिवारी, ए वेणु प्रसाद और वीके भवरा ने कहा कि एक फुलप्रूफ तंत्र पहले से ही स्थापित किया जा चुका है और कहा कि अब आयोजन के सुचारू और परेशानी मुक्त निष्पादन पर जोर दिया जाएगा।
उन्होंने कहा कि लोगों को किसी भी प्रकार की असुविधा का सामना न करना पड़े, इसके लिए हर प्रकार की व्यवस्था उचित तरीके से की जाए। आमजन के लिए वाहनों की पार्किंग, भोजन-पानी की व्यवस्था, मंच, बिजली आपूर्ति, जलापूर्ति, स्वच्छता, स्वास्थ्य, कानून व्यवस्था, सुरक्षा आदि की समीक्षा करते हुए कहा कि वह इस मेगा इवेंट को सफल बनाने में कोई कसर न छोड़ें। इससे पहले मुख्य सचिव, डीजीपी और सीएम के प्रमुख सचिव ने शहीद-ए-आजम भगत सिंह और उनके पिता स्वर्गीय एस. किशन सिंह की समाधि पर श्रद्धांजलि अर्पित की। इस अवसर पर प्रमुख सचिव पर्यटन हुसैन लाल, प्रमुख सचिव पीडब्ल्यूडी विकास प्रताप, प्रमुख सचिव स्वच्छता जसप्रीत तलवार, प्रमुख सचिव स्वास्थ्य राज कमल चौधरी, सचिव सूचना एवं जनसंपर्क केके यादव, एडीजीपी एमएफ फारूकी, निदेशक सूचना एवं जनसंपर्क संबंध सुमित, आयुक्त रूपनगर संभाग मनवेश सिद्धू, पुलिस आयुक्त लुधियाना गुरप्रीत सिंह भुल्लर, उपायुक्त विशेष सारंगल, एसएसपी कंवरदीप कौर आदि भी उपस्थित थे।