corporate credit card से जुड़ी पांच गलतियां जो कर्मचारियों को चुपके से मुश्किल में डाल सकती

Business व्यापार: कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड सुविधा, स्पीड और अकाउंटेबिलिटी के लिए जारी किए जाते हैं। ये कोई फ़ायदे नहीं हैं, और ये निश्चित रूप से पर्सनल खर्च करने की पावर का एक्सटेंशन नहीं हैं। फिर भी कई कर्मचारी फ्रॉड की वजह से नहीं, बल्कि इसलिए मुसीबत में पड़ जाते हैं क्योंकि उन्हें यह गलतफहमी होती है कि इन कार्ड्स पर कितनी बारीकी से नज़र रखी जाती है और कंपनी की पॉलिसी कितनी सख्त हो सकती हैं।

यहां पांच आम गलतियां बताई गई हैं जो चुपचाप करियर और रेप्युटेशन को खराब कर देती हैं।

कॉर्पोरेट कार्ड को पर्सनल क्रेडिट कार्ड की तरह इस्तेमाल करना

यह मुसीबत में पड़ने का सबसे तेज़ तरीका है। पर्सनल खर्चों के लिए कॉर्पोरेट कार्ड का इस्तेमाल करना, भले ही "कुछ समय के लिए" या बाद में रीइंबर्समेंट करने के इरादे से, लगभग हमेशा पॉलिसी का उल्लंघन होता है।

कंपनियां मर्चेंट कैटेगरी, लोकेशन और टाइमिंग को ट्रैक करती हैं। पर्सनल मील, फैमिली कैब राइड या ऑनलाइन शॉपिंग चार्ज तुरंत सामने आ जाता है। भले ही आप रकम चुका दें, लेकिन मुद्दा पैसा नहीं है - यह कंपनी के फंड का गलत इस्तेमाल है। कई ऑर्गनाइज़ेशन इसे अकाउंटिंग की गलती नहीं, बल्कि भरोसे का उल्लंघन मानते हैं।

खर्च पॉलिसी की डिटेल्स को नज़रअंदाज़ करना

ज़्यादातर कर्मचारी खर्च पॉलिसी को एक बार सरसरी तौर पर देखते हैं और फिर कभी उस पर दोबारा नहीं देखते। यह एक गलती है।

खर्च के नियमों में अक्सर रोज़ाना की लिमिट, मंज़ूर वेंडर, यात्रा की क्लास, शराब की लिमिट और कौन से खाने का रीइंबर्समेंट होगा, यह बताया जाता है। एक कंपनी में जो अलाउड था, वह दूसरी कंपनी में मना हो सकता है। यह मानकर कि "यह ठीक होना चाहिए" क्लेम रिजेक्ट हो जाते हैं — या आगे बढ़ जाते हैं।

पॉलिसी तोड़ने पर हमेशा तुरंत पेनल्टी नहीं लगती, लेकिन बार-बार पालन न करने पर एक पेपर ट्रेल बनता है जो ऑडिट और परफॉर्मेंस रिव्यू के दौरान सामने आता है।

रसीदें खोना या सबमिशन में देरी करना

रसीदें खोना या खर्च हफ्तों देर से सबमिट करना नुकसानदायक लग सकता है, लेकिन फाइनेंस टीमें इसे अलग तरह से देखती हैं। देर से या अधूरे सबमिशन से रिकंसिलिएशन धीमा हो जाता है और ऑडिट के दौरान रेड फ्लैग उठते हैं।

कई कंपनियां अब एक तय समय में डिजिटल रसीदें अपलोड करना ज़रूरी करती हैं। अगर आप इसे मिस कर देते हैं, तो खर्च को अलाउड नहीं किया जा सकता है, जिससे आपको अपनी जेब से पेमेंट करना पड़ सकता है। कुछ ऑर्गनाइज़ेशन में, बार-बार देरी होने पर कार्ड सस्पेंड भी हो सकता है।

समय पर काम करने को फाइनेंशियल डिसिप्लिन का हिस्सा माना जाता है, क्लर्क की सफाई का नहीं।

लिमिट से बचने के लिए खर्चों को बांटना

कुछ कर्मचारी हर ट्रांज़ैक्शन की लिमिट में रहने के लिए बड़े बिल को छोटे-छोटे ट्रांज़ैक्शन में बांटकर सिस्टम को चकमा देने की कोशिश करते हैं। लोगों को जितना पता चलता है, यह उतना आसान नहीं है।

मॉडर्न खर्च सिस्टम बंटे हुए ट्रांज़ैक्शन को अपने आप पहचान लेते हैं। जो उस समय चालाक लगता है, उसे आमतौर पर जानबूझकर पॉलिसी को धोखा देने के तौर पर समझा जाता है। इससे मामला "ज़्यादा खर्च" से "गलत काम" में बदल जाता है।

अगर कोई खर्च किसी सही वजह से लिमिट से ज़्यादा हो जाता है, तो सही तरीका प्री-अप्रूवल है - क्रिएटिव बिलिंग नहीं।

यह मानते हुए कि कार्ड की एक्टिविटी आपको पर्सनली प्रभावित नहीं करती है

हालांकि कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड आपके पर्सनल क्रेडिट स्कोर से जुड़ा नहीं होता है, फिर भी इसका गलत इस्तेमाल आपको सीधे प्रभावित कर सकता है।

गंभीर या बार-बार उल्लंघन के बाद इंटरनल जांच, डिसिप्लिनरी एक्शन, नेगेटिव परफॉर्मेंस नोट्स, या यहां तक ​​कि टर्मिनेशन भी हो सकता है। बहुत गंभीर मामलों में, खासकर धोखाधड़ी या झूठे दावों से जुड़े मामलों में, कंपनियां कानूनी कार्रवाई या रिकवरी कर सकती हैं।

नुकसान अक्सर रेप्युटेशन को होता है। फाइनेंस और कंप्लायंस टीमें पैटर्न याद रखती हैं, भले ही मैनेजर बदल जाएं।

आसान नियम जिससे ज़्यादातर दिक्कतें टल जाती हैं

अगर आप अपने मैनेजर, फाइनेंस टीम और ऑडिटर को एक ही कमरे में कोई चार्ज समझाने में सहज नहीं हैं, तो उसे कॉर्पोरेट कार्ड पर न डालें।

कॉर्पोरेट कार्ड तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब कर्मचारी उन्हें खास अधिकार नहीं, बल्कि टूल की तरह इस्तेमाल करते हैं। थोड़ी सी सावधानी, समय पर डॉक्यूमेंटेशन और पॉलिसी का सम्मान आपकी नौकरी और आपकी क्रेडिबिलिटी दोनों को बचाने में बहुत मदद करता है।