विभागों में फाइलों की सुरक्षित अभिरक्षा के लिए नए दिशानिर्देश जारी

हैदराबाद: फाइलों के नष्ट होने या चोरी होने की खबरों के मद्देनजर, राज्य सरकार ने शुक्रवार को फाइलों की सुरक्षित हिरासत के लिए दिशानिर्देश जारी किए। राज्य में नई सरकार के गठन के संदर्भ में कुछ सरकारी कार्यालयों में भंडारण उपकरण. सरकार ने इस पर गंभीरता से विचार किया।

मौजूदा निर्देशों और कार्यालय मैनुअल में सचिवालय, विभागाध्यक्षों और अन्य कार्यालयों में फाइलों और निपटानों के रखरखाव और हिरासत के संबंध में स्पष्ट प्रक्रियात्मक निर्देश और सुरक्षा उपाय हैं। यदि सरकार के सचिव और विभागाध्यक्ष उक्त निर्देशों का अनुपालन सुनिश्चित करते हैं तो ऐसी घटनाओं की कोई गुंजाइश नहीं होगी।" मुख्य सचिव शांति कुमारी ने सभी सचिवों और विभागाध्यक्षों को एक परिपत्र जारी किया। भविष्य में ऐसी घटनाओं की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए सतर्कता बढ़ाएँ और कार्यालय व्यवस्था और प्रणालियों को मजबूत करें।

सचिवों/प्रमुखों को नये निर्देश

सरकार के सभी सचिव तुरंत सभी मौजूदा फाइलों की अनुभाग-वार सूची का संकलन सुनिश्चित करेंगे, साथ ही 2014 से निपटान, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रूप में संसाधित और संग्रहीत फाइलें भी शामिल हैं।

सरकार के सचिव व्यक्तिगत रूप से अपने संबंधित विभागों में महत्वपूर्ण और संवेदनशील फाइलों, निपटान और इलेक्ट्रॉनिक भंडारण उपकरणों जैसे कंप्यूटर इत्यादि की उपलब्धता और सुरक्षा की समीक्षा करेंगे, जिसमें फाइलें संसाधित की जाती हैं।

जैसा भी मामला हो, संबंधित अनुभाग अधिकारी और/या परिसंचारी अधिकारी पर जिम्मेदारी विधिवत तय की जाएगी
हो सकता है, किसी गुम फ़ाइल या निपटान या इलेक्ट्रॉनिक भंडारण उपकरण के लिए

यदि कोई महत्वपूर्ण, संवेदनशील फ़ाइल या निपटान या इलेक्ट्रॉनिक भंडारण उपकरण गुम या क्षतिग्रस्त या छेड़छाड़ पाया जाता है तो संबंधित के खिलाफ आवश्यक विभागीय और आपराधिक कार्यवाही तुरंत शुरू की जाएगी।

किसी भी फ़ाइल या इलेक्ट्रॉनिक भंडारण उपकरण को किसी भी कर्मचारी द्वारा निपटाने या कार्यालय से बाहर ले जाने की अनुमति नहीं दी जाएगी, सिवाय अदालतों के समक्ष पेश करने जैसे आधिकारिक उद्देश्य के, जो संबंधित सचिव/एचओडी/कार्यालय प्रमुख की विशिष्ट लिखित अनुमति के साथ होगा।